Para quién es
Para empresas y departamentos de administración que reciben facturas de muchos proveedores y las siguen leyendo, tecleando y contabilizando a mano.
Qué parte del proceso abarca
Son seis pasos. No todos los proyectos necesitan todos: acordamos cuáles entran antes de empezar.
- Recepción. Recoger las facturas de donde llegan: correo, carpetas o portales.
- Lectura. Reconocer proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA y total, y las líneas si hacen falta.
- Comprobación. Que los importes cuadren, que no esté duplicada y que el proveedor sea conocido.
- Integración. Llevar los datos a vuestro ERP o programa de contabilidad.
- Contabilización. Proponer o registrar el asiento, según lo que acordemos.
- Revisión. Una persona decide sobre lo dudoso, y todo queda registrado.
Cómo se controlan los errores
La IA se equivoca. Lo importante no es que acierte siempre, sino que se note cuando falla. Por eso lo leído pasa por comprobaciones que no dependen de la IA, como que base más IVA dé el total, y antes de ponerlo en marcha se mide con facturas reales vuestras. Lo que no supera las comprobaciones no se da por bueno.
Cuándo no compensa
Si recibís pocas facturas, o casi todas vienen de los mismos proveedores, puede bastar con mejorar el proceso o usar lo que ya trae vuestro programa. Si es vuestro caso, te lo digo antes de empezar.
Qué necesito de vosotros
- Una muestra de facturas reales de distintos proveedores.
- Cómo las contabilizáis hoy y qué excepciones hay.
- Acceso o documentación de vuestro ERP o programa de contabilidad.
- Una persona de administración que conozca el proceso.
Qué afecta al plazo y al coste
- El número de facturas y la variedad de proveedores.
- Si llegan como PDF digital o escaneadas.
- Lo fácil que sea integrar vuestro ERP.
- Hasta dónde queréis automatizar: leer, proponer el asiento o registrarlo.
- El consumo de los servicios de IA y el mantenimiento, que aparecen por separado en la propuesta.
Experiencia relacionada
Es un trabajo que tengo en uso: contabilidad automatizada de facturas con IA. En la portada hay una simulación con una factura inventada.